¿Es posible encontrar herramientas gratuitas para organizar una empresa? Sí, en la nube podemos encontrar múltiples servicios que nos ayudarán a poner en marcha nuestra empresa sin que los costes operacionales se nos disparen y, como prueba de ello, vamos a repasar algunos servicios:
Trello
Independientemente de la actividad a la que se dedique una empresa, todos tenemos tareas que acometer e hitos que cumplir. Organizar estas tareas e hitos adecuadamente nos ayudarán a optimizar esfuerzos y recursos además de evitarnos algún que otro disgusto o sobresalto cuando se acerca un deadline, es decir, la fecha comprometida con un cliente.
En el ámbito de la gestión de tareas podemos encontrar múltiples recursos en la nube aunque uno de mis favoritos es Trello (que, por cierto, es uno de los pilares sobre los que se apoya Hipertextual). Trello es una herramienta online y gratuita (aunque también ofrece servicio premium) que nos permite organizar el trabajo y planificar todas las tareas e hitos que tenemos que acometer.
Uno de los factores clave de esta herramienta es su flexibilidad y podremos usarla tanto para trabajar de manera individual (aplicando GTD) como para trabajar en equipo y tener una visión general de cómo van nuestros proyectos y a qué tareas están dedicados nuestros compañeros de trabajo.
Controlar deadlines, asignar recursos a tareas, implementar “flujos de trabajo” o tener una visión de las entregas comprometidas (incluyendo conexión con Google Calendar) son algunas de las funcionalidades que encontraremos en esta herramienta a la que podremos acceder cómodamente usando una cuenta de Google o Google Apps y a la que también podremos acceder desde aplicaciones móviles.
Drobpox
Dropbox es un servicio que, a estas alturas, no necesita presentación porque se ha convertido en un must para muchos usuarios. Si bien es cierto que Dropbox ofrece un servicio específico para las empresas, la opción gratuita puede ser una buena idea para arrancar nuestras operaciones.
Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube; dicho de otra forma, es un repositorio de archivos que nos permite almacenar información que consideramos de valor y compartirla con otros usuarios del servicio. Tanto si trabajamos en equipo como de manera individual, todos necesitamos un lugar en el que almacenar documentos y, a ser posible, que este repositorio sea fiable y sea algo más robusto ante accidentes o desastres que el disco duro de nuestro ordenador.
En principio contaremos con 2 GB de espacio gratuito pero, con el uso, podemos ir consiguiendo espacio adicional al invitar a otros usuarios o aprovechar algunas de las ofertas que se van lanzando. Usando Dropbox podremos mantener sincronizados nuestros equipos para que tengan siempre accesible la misma información y si alguien modifica un archivo, los cambios se propagarán a todos los usuarios que compartan las mismas carpetas de información.
A veces desplegar un almacenamiento compartido puede ser complejo porque no contemos con los conocimientos o la infraestructura necesaria; con Dropbox lo podremos hacer de una manera rápida, simple y, sobre todo, barata.
Google Drive
Google Drive es otra herramienta interesante que debemos tener en cuenta. Cierto es que, al igual que Dropbox, nos ofrece un espacio de almacenamiento en la nube para almacenar ficheros pero, en mi opinión, el gran valor de este servicio está en las Google Drive Apps.
Dicho de otra forma, Google Drive (el gran heredero de Google Docs) nos ofrece aplicaciones ofimáticas en la nube; por tanto, contaremos con procesador de texto, hojas de cálculo e, incluso, una aplicación para preparar presentaciones y todo ello accesible desde nuestro navegador. Además, para que podamos trabajar de manera colaborativa, todos los proyectos pueden ser accedidos por múltiples usuarios y todos podemos trabajar sobre los documentos sin que exista conflicto (además de realizar comentarios ad-hoc mientras escribimos).
Expensify
Llevar el control de los gastos no es algo que debamos llevar mediante una hoja de cálculo, es un asunto serio que requiere que busquemos soluciones robustas. En la red podemos encontrar servicios como Waveque nos permiten llevar al día la contabilidad y confeccionar facturas aunque, eso sí, es bastante complicado encontrar una herramienta que se adapte a todos los países y las distintas tasas e impuestos.
Lo que sí que podemos simplificar es el control de gastos internos de la empresa sin pasar por los libros contables y apoyarnos en servicios como Expensify para gestionar los informes de gastos de nuestros empleados.
Cuando salimos en un viaje de trabajo, lo más normal es guardar los recibos de compras y tickets para justificar nuestros gastos de viaje; una tarea que se puede automatizar y digitalizar gracias a este servicio en la nube con el que ir escaneando los recibos de gastos, apuntar el concepto o cuándo ejecutamos el gasto y, poco a poco, elaborar el informe que procesaremos en nuestra empresa.
Clockify
Es una herramienta perfecta para empresas de cualquier tamaño, diseñada específicamente para medir el tiempo que los colaboradores dedican al desarrollo de sus actividades diarias. ¿Te hace pensar en un cronómetro? Aunque su funcionamiento podría recordarlo, sus alcances van definitivamente mucho más allá. Aquí te mostramos por qué.
Como seguramente ya lo sabes, la planeación es un proceso clave para la estructuración de un proyecto y la obtención de los resultados esperados. En esta etapa, el tiempo cumple un papel fundamental. Es un recurso indispensable y entender cuánto de él necesitamos, nos permitirá establecer metas más plausibles y claras.
Para brindarnos este tipo de información, está Clockify. La plataforma permite establecer proyectos, tareas y hasta etiquetas para posteriormente generar reportes detallados (incluso en su versión gratuita) que permiten identificar las actividades con un mayor número de horas invertidas, facilitar la toma de decisiones y, especialmente, la planeación de nuevas actividades.
Además de los valiosos insumos que brinda para el proceso de planeación, Clockify también brinda la posibilidad de asignar clientes o tarifas a cada una de las tareas que están siendo cronometradas. De esta manera, tan para las empresas como para los independientes, establecer el costo de un servicio es mucho más fácil (siempre que el valor hora-hombre tenga relevancia implícita).
¡Sólo Clockify sabe cuánto tiempo nos tomaría escribir todas sus funcionalidades! Te invitamos a que explores la plataforma y descubras por ti mismo todas las posibilidades que puede ofrecerte para hacer un uso más eficiente de lo que podría ser el recurso más valioso que tenemos: el tiempo.
MailChimp
Aunque las empresas suelan enfocarse últimamente en las redes sociales, las newsletters siguen siendo un recurso muy útil y, de hecho, aún se usan los correos electrónicos en campañas de marketing. Mantener la comunicación con nuestros clientes es algo más que recomendable; hacerles llegar nuestras ofertas o novedades (sin llegar al spam) es una buena manera de conseguir que no se olviden de nosotros y que tengan nuestro nombre presente, por ejemplo, a la hora de localizar un proveedor de servicios.
Para listas de correo con menos de 2.000 de suscriptores y una tasa de envío de mensajes inferior a 12.000 al mes, MailChimp es una solución que debemos tener en cuenta porque, cumpliendo estos dos requisitos, el servicio es gratuito.
Insightly
Si gestionar la comunicación con un cliente puede llegar a ser complicado, gestionar una cartera con múltiples clientes es muchísimo más complejo. Mantener al día una ficha con sus datos de contacto, las reuniones periódicas que debemos mantener, posibles visitas comerciales y, sobre todo, centralizar toda esta información para que nuestro personal funcione como una maquinaria bien engrasada y ninguno haga “la guerra por su cuenta”.
Para dar respuesta a este tipo de requisitos, las empresas suelen poner el foco en las herramientas de CRM (Customer Relationship Management); herramientas que nos ayudan a centralizar la información de nuestra cartera de clientes para que trabajemos de manera coordinada.
Cuando entramos en el segmento de las herramientas empresariales, en el campo del CRM (y también en el del ERP) uno encuentra un amplio abanico de soluciones, por supuesto, de todo rango de precios. Si buscamos una solución low-cost, Insightly es una opción a tener en cuenta porque, en su versión gratuita, nos ofrece recursos con los que poder arrancar nuestra gestión centralizada de clientes.
200 MB de espacio de almacenamiento, 3 usuarios simultáneos y hasta 2.500 clientes que podremos catalogar; quizás sean unos recursos limitados pero, para pequeñas y medianas empresas, puede ser más que suficiente.
